Mutuelle santé : en proposer une au salarié est obligatoire

Découvrez comment mettre en place une mutuelle santé pour vos salariés

Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises et les associations doivent proposer à leurs salariés une mutuelle santé en complément des remboursements de base de la Sécurité sociale, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille.

Dès que vous avez du personnel (même un seul salarié), vous devez souscrire une complémentaire santé avec un assureur et entériner cette souscription dans un accord collectif ou une décision unilatérale écrite. Comment procéder ? Quelles garanties souscrire pour vos salariés ? On vous explique tout.

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La première chose à faire est de vérifier ce que dit la convention collective de votre branche d’activité. La plupart des branches ont conclu des accords de prévoyance santé. Si votre branche dispose d’un tel accord, vous devez vous appuyer sur ce qu’il prévoit. Cela signifie concrètement que vous devez respecter :

  • le niveau de garanties que l’accord prévoit, sachant que, de toute manière, la mutuelle que vous proposerez doit contenir un niveau minimal de garanties (voir la question ci-après) : les garanties sont les frais de santé (médicaments, consultations médicales, frais d’hospitalisation, frais d’optique, frais dentaires) que la mutuelle va prendre en charge et le niveau de ces garanties correspond au remboursement maximal que la mutuelle verse ;
  • le montant de la cotisation patronale destinée à financer la complémentaire santé que prévoit l’accord : sachez toutefois que vous serez tenu de participer au financement de la mutuelle au moins à hauteur de 50 % (ex. : la cotisation finançant la mutuelle est fixée par votre convention collective à 2 % du salaire ; la cotisation patronale doit au moins être de 1 %).

Vous pouvez choisir librement votre assureur même si votre branche vous recommande un assureur en particulier. Vous pouvez donc faire jouer la concurrence. Mais attention ! Cette recommandation présente souvent pas mal d’avantages : les garanties couvertes par l’assureur recommandé sont souvent mieux adaptées à votre activité et coûtent moins cher.

Si votre convention collective ne prévoit rien ou qu’aucune convention collective ne vous est applicable, vous devez alors trouver un assureur et négocier en interne un accord d’entreprise avec vos délégués syndicaux ou, si vous n’en avez pas, formaliser votre mutuelle santé via ce que l’on appelle décision unilatérale écrite (c’est une sorte de note interne).

A minima, la complémentaire santé que vous devez proposer à vos salariés doit :

  • rembourser 100 % du tarif de base des consultations, actes techniques et frais de pharmacie en ville et à l’hôpital (donc, prendre en charge l’intégralité du ticket modérateur sur les actes, consultations, médicaments et prestations remboursables par la Sécurité sociale), à l’exclusion des frais de cure thermale, des spécialités homéopathiques, des médicaments à SMR faible ou modéré (anciennement vignettes bleues et oranges), de la participation forfaitaire de 1 € et des franchises médicales ;

  • prendre en charge totalement le forfait journalier sans limitation de durée :

  • prendre en charge forfaitairement, tous les 2 ans (tous les ans, pour les mineurs ou en cas d’évolution de la vue) les dépenses de frais d’optique (voir le tableau ci-dessous).

Forfait Corrections Montant du forfait (dans la limite des frais exposés)
Remboursement des frais d’optique
Forfait 1 Equipement à verres simple foyer dont la sphère est supérieure à - 6,00 et + 6,00 dioptries ou dont le cylindre est inférieur ou égal à + 4,00 dioptries 100 € minimum
Forfait 2 Equipement à verres simple foyer dont la sphère est supérieure à -6,00 et + 6,00 dioptries ou dont le cylindre est supérieur à + 4,00 dioptries et à verres multifocaux ou progressifs 200 € minimum
Forfait 3 Equipement comportant un verre mentionné pour le forfait 1 et un verre mentionné au forfait 2 150 € minimum

 

Bien sûr, vous pouvez toujours améliorer la couverture frais de santé et prévoir des niveaux de garanties supérieurs à ce minimum. Mais attention, si vous voulez bénéficier des exonérations sociales et fiscales attachées à la mise en place d’une mutuelle santé d’entreprise, votre contrat d’assurance doit être labellisé “contrat responsable”.

Pour bénéficier des exonérations sociales, votre contrat d’assurance santé doit prendre en charge certaines garanties à un certain niveau et ne pas en assumer d’autres (c’est ce que l’on appelle le contrat responsable).

Le cahier des charges de ce contrat responsable est très précis et fixé par le gouvernement. Mais pas d’inquiétude : les assureurs veillent tous à vous proposer un contrat d’assurance labellisé “contrat responsable”.

En principe, les cotisations patronales qui financent la complémentaire santé sont considérées par l’Urssaf comme du salaire et doivent, à ce titre, être soumises aux cotisations sociales.

Mais si votre mutuelle santé s’impose à tous vos salariés et est labellisée “contrat responsable”, elle est exonérée de cotisations sociales dans une certaine limite.

Le montant annuel par salarié des cotisations patronales ne doit pas excéder :

  • 6 % du plafond de la sécurité sociale

  • et 1,5 % de la rémunération brute du salarié

Ce montant est lui-même plafonné à 12 % du plafond annuel de la Sécurité sociale.

La fraction des cotisations patronales excédant ce montant cumulé doit être intégrée dans l’assiette des cotisations sociales.

Attention ! Les cotisations patronales restent soumises à la CSG et la CRDS ainsi qu’à la taxe sur les salaires. En outre, elles constituent un revenu imposable dès le 1er euro.

Pour bénéficier des exonérations sociales, votre complémentaire santé doit s’imposer à tous vos salariés. Toutefois, il existe quelques cas de dispense d’affiliation qui ne remettent pas en cause le bénéfice de ces exonérations (voir tableau ci-dessous).

Salariés visés Conditions requises Remarques
CDD et intérimaire Couverture santé proposée par l’entreprise inférieure à 3 mois Dispense ouvrant droit à l’attribution automatique du chèque santé
Dispense ouvrant droit à l’attribution automatique du chèque santé
  • Demande écrite et motivée du salarié
  • Dispense valable jusqu’à la fin du bénéfice de la CMUC ou de l’aide
 
Salarié déjà couvert par une mutuelle santé
  • Ouvert au salarié couvert par une complémentaire santé individuelle à la mise en place de la mutuelle dans l’entreprise ou à l’embauche

  • Ouvert à tout moment au salarié déjà couvert (y compris en tant qu’ayant droit) par une autre mutuelle santé d’entreprise (ex. : par celle de son conjoint ou par celle proposée par son autre employeur), un contrat Madelin (ex. : conjoint d’un travailleur non salarié)
 

Aucune sanction n’est prévue, mais vous vous exposez tout de même à des risques :

  • les salariés peuvent vous réclamer le remboursement de la totalité de leurs dépenses de santé ;

  • vos représentants du personnel (s'il y en a) peuvent saisir la justice pour vous obliger à mettre en place une mutuelle d’entreprise.

De toute façon, vous n’avez rien à gagner à ne pas proposer une mutuelle santé à vos salariés. Cela fait aujourd’hui partie du "package rémunération" de tout salarié.

Pour les salariés embauchés en CDD de courte durée et pour ceux embauchés à temps très partiel (moins de 15 heures par semaine), vous pouvez, sous certaines conditions, remplir votre obligation de complémentaire santé au moyen d’un dispositif un peu plus souple : le chèque-santé (appelé aussi versement santé).

Au lieu d’affilier ces salariés à votre complémentaire santé, vous participez au financement de leur mutuelle santé individuelle. Cela vous permet donc de vous décharger de toutes les démarches d’affiliation assez chronophages lorsque vous n’embauchez quasiment qu’en CDD.

En principe, le montant du chèque santé est calculé mensuellement et correspond à la cotisation patronale que vous auriez versée au salarié pour sa couverture santé multipliée par un coefficient de majoration de 105 % (pour les salariés en CDI à temps partiel) ou de 125 % (pour les CDD ou les contrats de mission). Si vous n’arrivez pas à calculer le montant de la cotisation patronale, le montant à retenir est de 15,58 € pour 2018 (5,20 € pour 2018 en Alsace-Moselle). Le montant ainsi calculé figure sur le bulletin de paie et doit être versé au salarié comme sa rémunération mensuelle. Comme une cotisation patronale mutuelle normale, ce montant est exonéré de charges sociales dans certaines limites.

Attention ! Pour pouvoir utiliser ce dispositif, certaines règles doivent être respectées et elles diffèrent selon le type de salariés. Le chèque santé n’est donc pas aussi facile à mettre en œuvre qu’il n’y paraît.

Pour vous permettre de bien comprendre ces règles, nous les avons synthétisées dans un tableau.

Salariés concernés CDD et intérimaires Salariés à temps partiel
Quelles conditions doit remplir le salarié pour bénéficier du chèque santé ?
  • demander une dispense d’affiliation parce que votre mutuelle santé d’entreprise le couvre pour moins de 3 mois*
  • justifier d’une mutuelle santé individuelle dite « responsable »**
  • être embauché en CDD ou en contrat d’intérim inférieur ou égal à 3 mois justifier d’une mutuelle santé individuelle dite « responsable »**
  • travailler 15 heures par semaine au plus
  • justifier d’une mutuelle santé individuelle dite « responsable »**
L’utilisation du chèque santé doit-elle être prévue dans un accord de branche, un accord collectif d’entreprise ou une décision unilatérale ? Non Oui Oui

*Dans ce cas, ce n’est pas la durée du contrat qu’il faut prendre en compte, mais la durée de la couverture de la complémentaire santé. Dans la majorité des cas, les deux durées coïncident, mais il peut arriver que ce ne soit pas le cas. Par exemple, un salarié en CDD de moins de 3 mois (15 février/12 mai) est couvert 4 mois par votre mutuelle santé d’entreprise parce que son affiliation à la mutuelle doit être faite au 1er jour du mois d’embauche (1er février) et que sa radiation à la mutuelle doit être faite au 1er jour du mois suivant sa sortie d’entreprise (soit du 1er février au 1er juin, soit 4 mois). Dans ce cas, il ne peut pas bénéficier du chèque santé, sauf si c’est prévu dans votre convention collective de branche ou, à défaut, si vous l’avez prévu dans un accord d’entreprise ou dans une décision unilatérale.

** C’est un contrat qui ne doit pas rembourser certains frais de santé (ex. : la participation forfaitaire de 1 € pour les consultations), en rembourser obligatoirement certains autres, mais parfois seulement jusqu’à hauteur d’un certain montant fixé par le gouvernement (ex. : frais d’optique et dépassements d’honoraires des médecins).
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