O que é uma Carta de Cobrança?
Corresponde a uma comunicação extrajudicial, um meio amigável de entrar em contato com o cliente para cobrar uma dívida antes de acionar o judiciário.
Quando utilizar uma Carta de Cobrança?
Trata-se de uma forma de documentar que a sua empresa fez contato com a parte devedora, utilizando-se de uma linguagem amigável, cordial e clara, com o objetivo de que o pagamento seja efetuado, sem constranger o devedor, mas apenas notificá-lo a respeito da obrigação de pagar o que é devido.
A carta de cobrança é utilizada em diversas situações ao longo do processo de recuperação de dívidas ou pagamentos pendentes, como:
- após o vencimento do pagamento
- antes de adotar medidas legais
- como parte de uma estratégia gradual de cobrança
- para clientes com histórico de pagamento pontua
- depois de tentativas de contato anteriores
Estrutura de uma Carta de Cobrança: o que precisa ter?
Este documento deve ser elaborado de maneira clara e objetiva, sendo que alguns itens são indispensáveis, como: identificação da parte devedora com o respectivo endereço (físico/eletrônico), informações sobre a origem da dívida, prazo para pagamento, informações de contato para resolver a situação, consequências de não quitar a dívida e identificação do responsável pelo envio da carta.
Como fazer uma Carta de Cobrança?
Essa não é uma tarefa difícil desde que você tenha todas as informações a respeito a dívida que está em aberto, a partir disso ficará fácil elaborar a sua Carta de Cobrança.
Nesse sentido a Rocket Lawyer pode te ajudar, oferecemos um modelo de Notificação/Carta de Cobrança, a partir do preenchimento de uma entrevista simples e bastante intuitiva você terá o documento desejado para prosseguir com a cobrança das dívidas que precisa receber.
Modelo de uma Carta de Cobrança
Você pode acessar e personalizar o modelo de Notificação de Cobrança da Rocket Lawyer.
Crie e personalize seu documento
Quais são os aspectos jurídicos de uma Carta de Cobrança?
A carta de cobrança pode ser o último recurso para resolução das dívidas de maneira amigável, antes de uma ação de cobrança judicial.
Vale ressaltar que se eventualmente o judiciário for acionado, este documento pode comprovar que a empresa tentou outras formas extrajudiciais de resolver o pagamento da dívida, porém não obteve êxito.
Por essa razão a empresa optou por propor uma ação de cobrança.
Além disso, a cobrança não pode ser feita de forma a constranger/ameaçar a parte devedora, sendo vedada a cobrança abusiva, nesse sentido a cobrança deve observar o exposto no art. 42 do Código de Defesa do Consumidor.
É fundamental verificar se a dívida não está prescrita, os prazos mais comuns são:
- 5 anos para dívidas de serviços ou produtos
- 3 anos para dívidas relativas a indenizações
Isto porque o consumidor não pode ser obrigado a pagá-la.
Outro ponto que merece destaque corresponde ao respeito à privacidade, visto que a comunicação deve ser feita diretamente ao devedor, sem envolver terceiros, isto porque expor a dívida para outras pessoas que não o devedor pode configurar dano moral, caso isso seja questionado no judiciário.
No que diz respeito a cobrança de juros e multa, tais aspectos devem estar previsto no contrato firmado entre as partes, assim como limitar-se ao importe disposto no art. 406 do Código Civil e/ou legislação específica.
Sobre os meios de envio, temos:
- Correio com aviso de recebimento (AR)
- E-mail com confirmação de leitura
Por fim, um aspecto bastante relevante é que o texto de encerramento da carta deve contemplar a opção para renegociação da dívida, com a finalidade de demonstrar boa-fé do credor e promovendo a resolução amigável.
Ferramentas e recursos para facilitar o processo
Existem ferramentas que automatizam e sistematizam a cobrança desses clientes que possuem débitos em aberto, possibilitam inclusive que essas cartas sejam enviadas em massa pelos mais variados meios de comunicação.
Erros comuns ao enviar uma Carta de Cobrança
Dentre os erros comuns que percebemos quando as empresas decidem enviar uma carta de cobrança, estão:
- não tentar contato antes por nenhum outro meio
- utilizar um tom ameaçador na cobrança
- não acompanhar o recebimento da carta pela parte devedora
- não monitorar o efetivo pagamento pela parte devedora
- não manter o cadastro de devedores da empresa atualizado, principalmente quando é utilizado algum sistema/programa de cobrança em massa
Lidar com pessoas é complexo e requer que o olhar sempre vá além para compreender a realidade do consumidor, os motivos pelos quais ele se endividou, como se comporta enquanto cliente do seu negócio.
Este artigo contém informações legais gerais e não contém aconselhamento jurídico. A Rocket Lawyer não é um escritório de advocacia ou um substituto para um advogado ou escritório de advocacia. A lei é complexa e muda frequentemente. Se tiver dúvidas, pergunte a um de nossos especialistas.
