GRATIS  Coronavirus: juridische vragen en antwoorden

MKB’ers worden onevenredig zwaar getroffen door de gevolgen van het coronavirus (COVID-19). Het is daarom van vitaal belang dat je als werkgever weet wat je momenteel moet doen om je personeel en bedrijf zo goed mogelijk te beschermen. Lees meer over de geadviseerde maatregelen en meer in deze handige gids voor werkgevers en HR personeel. Bekijk ook onze juridische wegwijzer die veel van je Corona vragen beantwoordt.

Veruit de meeste bedrijven met personeel bevinden zich momenteel in 1 van de volgende situaties:

1. al je personeel of een groot deel daarvan werkt vanuit huis
2. je bedrijfsvoering laat niet toe dat al je personeel of het merendeel daarvan thuis werkt

In het laatste geval ben je verplicht om ervoor te zorgen dat je je personeel beschermt door voldoende maatregelen te nemen. Gezien de aard van het coronavirus, betekent dit concreet dat:

• je zorgt dat er voldoende handzeep, desinfecterende gel (op basis van alcohol) en tissues op de werkplek zijn
• je regelmatig de werkomgeving grondig laat schoonmaken waarbij je let op deurklinken, lichtknoppen, trapleuningen, toetsenborden en computermuizen
• je werknemers instructies krijgt over de hygiënische maatregelen die ze zelf kunnen nemen
• je bezoekers zoals leveranciers en klanten geen of zo min mogelijk toegang hebben tot je werkomgevingen
• je je beleid kenbaar maakt aan je bezoekers en personeel
• je je werknemers erop aanspreekt als ze zich niet aan je instructies houden
• je indien nodig maatregelen neemt als je instructies niet worden nageleefd (al naar gelang de ernst kun je het loon opschorten of een officiële waarschuwing geven)

Bij thuiswerkend personeel krijg je te maken met hele andere instructies, zoals afspraken over:

• arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard)
• omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
• de bereikbaarheid van de werknemer via telefoon, e-mail of chat
• een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de apparatuur van je medewerker|
• het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
• eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
• eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
• gevolgen voor de medewerker van overtreding van het thuiswerkprotocol

Heb je werknemers die voorheen al thuis werkten, dan zijn deze al bekend met de afspraken die je daarbij hanteert. Heb je personeel dat voor het eerst thuis werkt, dan is het belangrijk dat je niet alleen mondelinge afspraken daarover maakt maar deze ook schriftelijk vastlegt.

Je kunt ervoor kiezen bovenstaande instructies op te nemen in je personeelshandboek en in geval van thuiswerken een thuiswerkprotocol. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan over wat je van je personeel verwacht. Zorg er in ieder geval voor dat je je instructies schriftelijk of elektronisch met al je werknemers deelt.

Daarnaast is de overheid bezig met een pakket van voorzieningen om noodlijdende ZZP’ers en MKB’s te helpen de eerste financiële klap op te vangen. Zo kun je een substantiële tegemoetkoming in je loonkosten krijgen. Kijk voor meer informatie op de speciale website van de overheid: https://www.kvk.nl/corona/

De overheid adviseert om de volgende afspraken te maken met je werknemers die niet thuis werken:

• geef elkaar geen hand meer
• begroet elkaar op een manier waardoor er geen lichaamscontact is
• vermijd in het algemeen lichaamscontact zoveel mogelijk
• houd het aantal werknemers in 1 enkele ruimte zo laag mogelijk
• houd zoveel mogelijk afstand van elkaar
• was je handen regelmatig met zeep en water of gebruik desinfecterende handgel
• hoest en nies in de binnenkant van je elleboog
• gebruik papieren tissues en gebruik deze slechts eenmalig

Je hebt niet alleen het recht om je personeel instructies te geven, je hebt zelfs de plicht om je werknemers tegen elkaar te beschermen. Twee belangrijke redenen waarom je personeel dat niet thuis werkt je instructies in deze moeten opvolgen. Je mag er zelfs gevolgen aan verbinden als je instructies worden genegeerd.

Sowieso is reizen momenteel zeer beperkt omdat veel vluchten zijn afgelast en verschillende landen geen toegang meer verlenen. Zolang het reizen werkgerelateerd is, kun je echter wel je personeel verbieden te reizen op basis van je instructierecht. Reist je werknemer privé, dan kun je dat niet verbieden. Wel kun je er gevolgen aan verbinden, zoals de plicht tot thuiswerken als hij weer in Nederland is. Zo kun je je overige personeel beschermen. Is thuiswerken niet mogelijk, dan moet je creatief zijn:

• kijk of je werknemer andere taken kan krijgen die wel thuis uit te voeren zijn
• stel je werknemer vrij van werk met behoud van loon en vraag hiervoor compensatie aan
• laat je werknemer vrijwillig verlof opnemen, te beginnen met bovenwettelijke vakantiedagen

Ja, als je een zieke werknemer op de werkvloer hebt, dan stuur je deze meteen naar huis. Ga niet in discussie en beroep je op je instructierecht. Nogmaals, je hebt de plicht al je werknemers te beschermen, ook tegen een eventueel besmette collega.  

Nee, je kunt niet eisen dat een werknemer wordt getest. Wel kun je een werknemer die ziek is verplichten om thuis te blijven.

Dit is een bijzondere tijd en voor sommige mensen een beangstigende tijd. Je weet niet wat zich thuis verder afspeelt bij je personeel en welke zorgen zij hebben over hun eigen gezondheid of die van hun dierbaren. Houd hier rekening mee en pas je instructie- en controlebeleid aan op de situatie. Juist nu is het zaak om je personeel duidelijk te maken dat je hun belangen net zo belangrijk vindt als dat van je bedrijf. Dit is de beste motivatie voor je personeel om zich ook nu voor je te blijven inzetten.

Kijk in eerste instantie wat je mogelijkheden zijn om ontslag te voorkomen. Denk hierbij aan een aanvraag voor compensatie voor loonkosten, een reorganisatie of gedeeltelijk ontslag. Zijn de gevolgen van het coronavirus voor je bedrijfsvoering echter zo ingrijpend dat je er niet aan ontkomt om voor een medewerker ontslag aan te vragen, dan dien je een ontslagvergunning aan te vragen bij het UWV. Je deelt deze aanvraag schriftelijk aan je medewerker mee.

Gaat het om andere kosten dan loonkosten (waarvoor je van de overheid een vergoeding kan vragen), dan heb je de mogelijkheid om je schuldeisers om uitstel van betaling of een betalingsregeling aanvragen. Gezien de bijzondere omstandigheden van nu, is de kans groot dat je schuldeisers je meer ter wille zal zijn dan normaal.