Convocatoria de junta general ordinaria de propietarios

La competencia para realizar la convocatoria corresponde al presidente de la comunidad de propietarios. La comunidad tiene derecho a que se le expliquen anualmente las cuentas del año que haya pasado y se le presente el presupuesto de gastos para el año siguiente.
En los casos de ausencia o imposibilidad del presidente de la comunidad podrá convocar la junta el vicepresidente si la comunidad hubiera nombrado alguno.

Antes de la convocatoria el presidente debe pedir al administrador de la comunidad que prepare el plan de gastos previstos y las cuentas del año que se termina, y cuya aprobación o desaprobación será uno de los cometidos de la junta ordinaria.

La norma reguladora de las comunidades de propietarios no dice nada sobre el lugar en el que debe convocarse a los propietarios a la celebración de la junta ordinaria, por lo que si no se ha señalado nada sobre ello en los estatutos de la comunidad, te aconsejamos que los propietarios se reúnan en algún lugar que se encuentre situado en el propio inmueble.

En la convocatoria de la junta de propietarios debe indicarse:

• Día, hora y lugar en el que se celebrará la junta

Debe determinarse dónde y cuándo se van a reunir los propietarios en junta. Cuando se trate de convocar una junta ordinaria, es necesario notificar a los propietarios al menos 6 días antes de la fecha prevista para la celebración. Se puede incluir también el día, hora y lugar para la celebración de la reunión en segunda convocatoria, por si no se alcanza el quórum o la cantidad necesaria para la celebración de la primera convocatoria por falta de asistencia de algunos propietarios.

• Orden del día

Deben enumerarse detalladamente las cuestiones que van a ser objeto de debate. Tratándose de la junta de propietarios ordinaria han de figurar, al menos la presentación y aprobación de las cuentas y la presentación y aprobación del presupuesto para el año siguiente.

• Listado de propietarios morosos

La convocatoria debe contener una lista de los propietarios que no han pagado cuotas o recibos de comunidad.

Si se trata de una junta de propietarios celebrada mediante videollamada, deberá contener las siguientes indicaciones:

a) La plataforma de comunicación que se utilizará para llevar a cabo la junta, por ejemplo Skype, Zoom, Google Meets.

b) Los propietarios que deseen intervenir deben enviar su correo electrónico al del administrador de fincas para poder enviarles allí el enlace para la conexión.

c) Los propietarios que no dispongan de medios informáticos para poder llevar a efecto la conexión y no quisieren delegar el voto, podrían acudir al domicilio de otro propietario para estar presente en la conexión, teniendo en cuenta las medidas de prevención necesarias.

d) Se hará una prueba de conexión unos días antes para facilitar el conocimiento del funcionamiento del sistema.

e) La duración máxima del debate y votación de cada punto del orden del día.

f) Los documentos que sean necesarios conocer por los propietarios para debatir algún punto se enviarán por correo electrónico al indicado previamente por el propietario.

g) Quien quiera delegar su voto enviará al administrador de fincas hasta el día antes de la junta su impreso de delegación rellenado con sus datos y de la persona a quien delega, así como su correo electrónico.

La convocatoria elaborada debe ser notificada, por el administrador de la comunidad, a todos y cada uno de los propietarios.  Puede realizarse de tres formas:

• Citación personal

Debe hacerse por escrito de forma personal a cada propietario y al menos 6 días antes de la fecha prevista para la celebración de la junta. Te aconsejamos que utilices cualquier medio que deje constancia de la recepción, así evitarás conflictos. Puedes hacerlo por carta certificada o no, telegrama, burofax, entrega en mano en la propia vivienda, meterla en el buzón, etc.

• Publicación en tablón de anuncios

Este mecanismo de notificación solo podrás usarlo si has intentado y no has conseguido notificar en el domicilio designado para ello por los propietarios o en el piso o local perteneciente a la comunidad. Podrás publicar la convocatoria en el tablón de anuncios de la comunidad o en el lugar habilitado para ello (puede ser el portal de acceso al edificio, el ascensor  o cualquier otro espacio de acceso habitual o paso para todos los propietarios).

• Correo electrónico

Se enviarán por correo electrónico los datos de conexión, una vez los propietarios hayan remitido su interés en participar en la convocatoria al administrador de la finca.