Hoelang mag je persoonsgegevens bewaren?

Bewaar persoonsgegevens zoals het hoort

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat niet tot wanneer je persoonsgegevens mag bewaren. Hoelang dat is, hangt af van de situatie. De hoofdregel is dat je de gegevens niet langer dan noodzakelijk moet bewaren. Zo mag je bijvoorbeeld niet eindeloos klantgegevens bewaren om er ooit misschien nog wat mee te doen. Je moet kijken naar hoelang je ze nodig hebt voor het rechtmatige doel. Op grond van wettelijke bepalingen kun je verplicht zijn persoonsgegevens gedurende een minimumperiode te bewaren of geldt er een maximale bewaartermijn. We zetten een aantal veel voorkomende situaties voor je op een rij.

Heb jij je bewaartermijnen op orde?
Begin
Beantwoord een paar vragen. Wij zorgen voor de rest.

Voor je financiële administratie moet je de volgende gegevens minimaal 7 jaar bewaren:

  • debiteuren- en crediteurenadministratie

  • facturen

  • loonadministratie

Als werkgever moet je met verschillende bewaartermijnen rekening houden:

Minimale bewaartermijnen personeelsgegevens

Gegevens Minimale bewaartermijn
kopie identificatiebewijs werknemer 5 jaar na einde dienstverband
loonbelastingverklaringen 5 jaar na einde dienstverband
gegevens over etniciteit werknemer 5 jaar na einde dienstverband
benoemings-, promotie-, demotie- en ontslagbrieven 2 jaar na einde dienstverband
verslagen functioneringsgesprekken 2 jaar na einde dienstverband
verzuimbeheer 2 jaar na einde dienstverband
registraties m.b.t. vervoer door chauffeurs 12 maanden

 

Maximale bewaartermijnen personeelsgegevens

Gegevens Maximale bewaartermijn
salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar na einde dienstverband
burgerlijke staat werknemer 7 jaar na einde dienstverband
verslaglegging m.b.t. Wet verbetering Poortwachter 2 jaar na einde dienstverband
arbeidsovereenkomst 2 jaar na einde dienstverband
loonbeslag tot het beslag is opgeheven
sollicitatiebrieven en -correspondentie  

 

Voor een medische zorgverlener of arbo arts gelden de volgende bewaartermijnen:

  • algemene medische of arbogegevens: minimaal 10 jaar (let op: een werknemer mag om vernietiging hiervan vragen bij de arbodienst)

  • medisch patiëntendossier: minimaal 15 jaar of zoveel langer als redelijkerwijs nodig is

Voor camerabeelden en digitale registraties gelden korte maximale termijnen:

  • beelden van beveiligingscamera’s mogen maximaal 24 uur worden bewaard, tenzij langer bewaren nodig is voor de opsporing van fraude. In dat geval mag het worden bewaard zolang het onderzoek loopt.

  • camerabeelden van openbare plaatsen mogen maximaal 4 weken worden bewaard

  • persoonsgevens die je via cookies over website bezoeken hebt verzameld (logfiles) of die betrekking hebben op wat er over je bedrijf wordt geschreven (monitoren) mogen maximaal 6 maanden worden bewaard

Als de maximale bewaartermijn van de persoonsgegevens voorbij is, dan mag je de gegevens niet meer gebruiken. Je moet ze dan op een veilige manier vernietigen, tenzij ze bestemd zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. In die gevallen mag je ze in een archief bewaren. Als de minimale bewaartermijn is verstreken, dan mag je de gegevens vernietigen. Als iemand je na deze termijn vraagt zijn gegevens te vernietigen, moet je dat ook doen.

Vergeet niet om de persoonsgegevens die je verzameld hebt op tijd te vernietigen.

  1. Controleer bij elke soort persoonsgegevens of je ze een minimum- of maximum termijn moet bewaren
  2. Geen termijn? Bedenk dan wat een noodzakelijke bewaartermijn is.
  3. Zet alle soorten persoonsgegevens met hun bewaartermijnen in een verwerkingsregister. Zo houd je een goed overzicht.
  4. Raadpleeg het verwerkingsregister regelmatig en kijk bijvoorbeeld iedere maand welke gegevens je moet verwijderen. 
  5. Verwijder de persoonsgegevens zorgvuldig.
Heb jij je bewaartermijnen op orde?
Begin
Beantwoord een paar vragen. Wij zorgen voor de rest.

Vraag een advocaat

Ontvang juridisch advies van een advocaat

Rocket Lawyers advocatennetwerk

Resterende tekens: 600

Je vraag is te lang. Herformuleer je vraag in minder tekens

Krijg antwoord