Arbeidsvoorwaarden

Je hebt een geschikte kandidaat gevonden voor een opengevallen functie. Vervolgens bespreek je met je aspirant werknemer welke arbeidsvoorwaarden voor hem gaan gelden. Over het algemeen heb je hierbij veel vrijheid. Er zijn echter wel wettelijke regels waar je rekening mee moet houden. Zo gelden er voorschriften voor loon en vakantiedagen. Zo mag je niet minder dan het minimumloon betalen en niet minder vakantiedagen geven dan het wettelijk minimum (hieronder wordt daar meer over uitgelegd). Deze arbeidsvoorwaarden bespreek je in een arbeidsvoorwaardengesprek. Dit is in feite een onderhandeling waarbij jullie proberen overeenstemming te bereiken over de arbeidsvoorwaarden die gaan gelden voor je werknemer.

Als in je vacature nog niet de hoogte van het loon stond, dan is het gebruikelijk dat je als eerste een bod doet. Zo onderhandel je stap voor stap over de verschillende arbeidsvoorwaarden: je begint met de belangrijkste zoals loon en vervolgens bespreken jullie de overige arbeidsvoorwaarden. Nadat jullie eruit zijn welke voorwaarden van toepassing zijn, neem je deze op in de arbeidsovereenkomst van je werknemer. Zorg ervoor dat je het juiste arbeidscontract kiest. Hieronder zie je de belangrijkste verschillen. 

Er zijn verschillende types arbeidsvoorwaarden, sommige zijn verplicht en andere zijn optioneel. Ook zijn er wettelijke regels waarmee je rekening houden wanneer je met je werknemer arbeidsvoorwaarden afspreekt. Er zijn 4 soorten arbeidsvoorwaarden:

• collectieve arbeidsvoorwaarden

• primaire arbeidsvoorwaarden

• secundaire arbeidsvoorwaarden

• tertiaire arbeidsvoorwaarden

Het onderscheid tussen primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden is niet heel strikt. Sommige arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld een dertiende maand, kunnen zowel een primaire als secundaire arbeidsvoorwaarde zijn. Het is verstandig de huisregels die voor alle werknemers gelden neer te leggen in een personeelshandboek. 

Ongeveer 80% van de werknemers in Nederland valt onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao), waarin arbeidsvoorwaarden staan die voor werknemers in een bepaalde bedrijfstak gelden. Zo is de cao Bouw van toepassing op alle werknemers die in de bouw werkzaam zijn. Is een cao van toepassing, dan staan daar normaal gesproken al een aantal arbeidsvoorwaarden in. Controleer dus voor het arbeidsvoorwaardengesprek welke dit zijn. Je mag van de bepalingen in de cao afwijken, maar nooit ten nadele van je werknemer.

Primaire arbeidsvoorwaarden zijn de belangrijkste voorwaarden die je met je werknemer overeenkomt. Hieronder vallen:

• loon, inclusief vakantiegeld (niet minder dan 8% van het bruto loon)

• arbeidsduur (het aantal uren dat je werknemer wekelijks werkt)

• vakantiedagen

De overheid bepaalt jaarlijks de hoogte van het minimumloon. Het minimumloon beschermt werknemers tegen onderbetaling en bedraagt per 1 januari 2023 € 1.934,40 bruto per maand voor werknemers van 21 jaar en ouder. Voor jongere werknemers gelden per leeftijd (vanaf 15 jaar) lagere bedragen. Je mag niet minder betalen dan het minimumloon, anders riskeer je een boete van de Arbeidsinspectie van minimaal € 500 en maximaal € 10.000.

Je mag loon ook anders dan in geld betalen, zoals in natura. Je betaalt bijvoorbeeld de maaltijden van je werknemer. Andere arbeidsvoorwaarden die je je werknemer kunt bieden zijn betaling van de kinderopvang of een opleiding, het gebruik van een (dienst)woning of aandelen/optierechten van je bedrijf. Houd er rekening mee dat je ook over loon in natura loonheffingen berekent. Wil je loon in natura betalen, vraag dan om hulp van een advocaat.

Je werknemer heeft normaal gesproken recht op loondoorbetaling tijdens ziekte. Je moet hem ten minste 70% van zijn loon (in het eerste jaar van ziekte en niet minder dan het minimumloon) doorbetalen. Een uitzondering hierop vormen de eerste 2 ziektedagen, de zogenaamde wachtdagen. Als arbeidsvoorwaarde kun je dus met je werknemer afspreken dat je bij ziekteverzuim meer dan 70% van zijn loon betaalt of geen wachtdagen hanteert.

Je werknemer heeft recht op een aantal wettelijke vakantiedagen, namelijk 4 maal het aantal uren dat hij wekelijks werkt. Werkt hij parttime 20 uur per week, dan heeft hij recht op 80 uur ofwel 10 vakantiedagen per jaar. Je mag hem niet minder vakantiedagen geven, wel meer. Deze extra vakantiedagen worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. In veel cao’s staat bijvoorbeeld dat werknemers recht hebben op 5 bovenwettelijke vakantiedagen per jaar.

Naast primaire arbeidsvoorwaarden kun je ook secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden, zoals een reiskosten- of andere onkostenvergoeding. Uit onderzoek blijkt dat het merendeel van de werknemers meer belang hecht aan goede secundaire arbeidsvoorwaarden en aan betekenisvol werk, dan aan een goed salaris. Het is dus belangrijk om goed na te denken welke je je werknemer wilt aanbieden. De volgende secundaire arbeidsvoorwaarden kun je aanbieden:

• dertiende maand

• winstdeling

• reiskostenvergoeding

• andere onkostenvergoedingen

• vergoeding van een studie of opleiding

• flexibele werktijden

• pensioen

• auto van de zaak

• een mobiel van de zaak

• een laptop van de zaak

• verlof

Gaat je werknemer (gedeeltelijk) op jouw kosten een opleiding of studie volgen, dan leg je de afspraken daarover vast in een studieovereenkomst. Zo weet je zeker dat er geen onduidelijkheden ontstaan wanneer hij de studie niet afmaakt of ontslag neemt.

Geef je je werknemer bedrijfseigendommen in gebruik, dan is het belangrijk dat je de afspraken hierover op papier zet. Zo voorkom je op een later moment onduidelijkheid over de gemaakte afspraken en weet je werknemer ook dat hij zorgvuldig met bijvoorbeeld de laptop of smartphone moet omgaan. Bovendien kun je hem er ook op afrekenen als hij je eigendommen beschadigt of kwijtraakt. Maak dus altijd gebruik van een bruikleenovereenkomst bedrijfseigendom als je aan je werknemer eigendommen van je bedrijf uitleent. Voor een (lease)auto hebben we een aparte overeenkomst: gebruikersovereenkomst auto van de zaak. 

Tertiaire arbeidsvoorwaarden zijn voorwaarden die zijn gericht op het welzijn van je werknemer. Deze gelden niet voor een gehele bedrijfstak zoals bij een cao, maar per bedrijf. Ten aanzien van een nieuwe medewerker kun je deze arbeidsvoorwaarden aanbieden als extraatje bovenop de individuele (primaire en secundaire) arbeidsvoorwaarden. Je kunt hierbij denken aan:  

• de aanwezigheid van een bedrijfsrestaurant

• studiereizen

• sport- en fitnessfaciliteiten

• een kerstpakket

• een goede kantoorruimte

Bied je je werknemer een vast dienstverband aan, dan deel je hem dit mee met een brief omzeting tijdelijk naar vast contract. Indien je werknemer een andere functie gaat uitoefenen, dan stuur je hem een brief functiewijziging. 

Soms komen arbeidsvoorwaarden in een arbeidscontract niet overeen met die in de wet of een geldende cao. Een contractuele arbeidsvoorwaarde mag sowieso niet tegen de wet ingaan. Is dat wel het geval, dan geldt de voorwaarde niet. Bij afwijking van een cao-bepaling, heeft de cao-bepaling voorrang boven een voorwaarde in een arbeidscontract. Let er dus goed op dat je je werknemer geen arbeidsvoorwaarden aanbiedt die tegen de wet of je cao ingaan.

Vanuit huis werken voor een gedeelte van de werkuren is natuurlijk ook een arbeidsvoorwaarde die tegenwoordig steeds meer door werknemers op prijs wordt gesteld. Soms is het zelfs noodzakelijk, zoals met Covid-19. 

Werkt een deel van je personeel wel eens vanuit huis, dan gebruik je een thuiswerkprotocol om ervoor te zorgen dat thuiswerkende werknemers precies weten aan welke voorwaarden het thuiswerken verbonden is. Werkt een medewerker sctructureel thuis, dan spreek je met hem een aparte thuiswerkovereenkomst af. Dit is bijvoorbeeld verplicht als je je werknemer de belastingvrije vergoeding wil geven voor de inrichting van zijn thuiswerkplek.