GRATIS  Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19 opstellen

Start je je onderneming weer gedeeltelijk of helemaal op of ga je binnenkort helemaal open, dan zijn er veel aanpassingen die je moet gaan doorvoeren. Elke ondernemer, ZZP'er of werkgever krijgt met maatregelen van de overheid te maken als gevolg van Covid-19. De maatregelen lopen uiteen van gezondheidsinstructies voor je personeel en klanten tot noodvoorzieningen voor noodlijdende bedrijven en richtlijnen voor contactberoepen.

Met dit Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19, dat een overzicht bevat van de meest relevante instructies en acties die je als zelfstandige of werkgever moet uitvoeren, zorg je ervoor dat je je bedrijf veilig kunt opstarten. Ook bevat het document een overzicht van acties die je moet nemen om je aan te melden voor noodvoorzieningen.

Inhoudsopgave

1. Wat is het Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19?
2. Wanneer gebruik je het Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19
3. Welke informatie staat in het Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19?
4. Hoe stel ik het Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19 op?
5. Wat moet ik weten voordat ik het Veiligheidsprotocol maak?
6. Wat moet ik doen na het opstellen van het Veiligheidsprotocol?
7. Veelgestelde vragen over veilig werken in coronatijd

Het Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19 is een overzicht van alle relevante stappen die je moet nemen als je bedrijf na de intelligente lockdown weer volledig opstart. Het geldt tevens als handleiding voor veilig en gezond werken onder de omstandigheden van het huidige coronavirus. Of je nu ZZp'er of werkgever bent, het Veiligheidsprotocol helpt je om weer veilig en verantwoord aan de slag te kunnen gaan.

Als ondernemer moet je natuurlijk ook oog hebben voor je persoonlijke zaken. Uit het Veiligheidsprotocol blijkt dan ook welke acties je nog moet ondernemen om ook je persoonlijke juridische zaken goed op orde te hebben. 

Je gebruikt het Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19 wanneer:

• je je personeel na de lockdown weer op kantoor aan het werk laat gaan
• een gedeelte van je personeel vooralsnog thuis blijft werken
• je je werkomgeving moet aanpassen aan de gezondheidsinstructies van de overheid
• je als ondernemer zonder personeel (ZZP'er of MKB'er) na de lockdown weer aan de slag gaat
• je een contactberoep uitvoert en weer gaat werken
• je hulp nodig hebt omdat je bedrijf in de problemen is gekomen door de gevolgen van Covid-19
• je hulp nodig hebt omdat je je zorgen maakt over de geestelijke of lichamelijke gezondheid van je personeel
• je wilt weten welke stappen je moet nemen als je personeel lichamelijke of geestelijke klachten krijgt
• je naast je bedrijfsvoering ook je persoonlijke zaken goed op orde wilt hebben

Het Veiligheidsprotocol ondernemingen Covid-19 is een stappenplan met alle relevante acties die je moet uitvoeren om je bedrijfsvoering na de lockdown weer volledig of gedeeltelijk op te starten. Tevens is het een handleiding voor veilig en gezond werken voor ZZP'ers, contactberoepen en personeel onder de omstandigheden van het huidige coronavirus.

Zo bevat het Veiligheidsprotocol onder meer:

• instructies voor jou, je klanten en je personeel 
• acties die je moet nemen als een gedeelte van je personeel vooralsnog thuis blijft werken
• acties die je moet nemen als je je werkomgeving moet aanpassen aan de gezondheidsinstructies van de overheid
• wat je moet doen als je als ondernemer zonder personeel (ZZP'er of MKB'er) na de lockdown weer aan de slag gaat
• instructies waar je rekening mee moet houden als je een contactberoep uitvoert en weer gaat werken
• welke stappen je moet nemen als je als zelfstandig ondernemer hulp nodig hebt omdat je bedrijf in de problemen is gekomen door de gevolgen van Covid-19
• wat je moet doen als je je zorgen maakt over de geestelijke of lichamelijke gezondheid van je personeel
• een overzicht van de administratieve stappen die je moet nemen als je personeel lichamelijke of geestelijke klachten krijgt
• welke mogelijkheden je hebt en wat je moet doen als je naast je bedrijfsvoering ook je persoonlijke zaken goed op orde wilt hebben

Het is eenvoudig om online een op jouw bedrijf toegespitst Veiligheidsprotocol te maken. Beantwoord enkele vragen en wij stellen je document voor je samen. Het hele proces kan minder dan 10 minuten duren!

Nadat je het bijbehorende interview start, genereren we automatisch de juridische taal en informatie die voor je protocol zijn vereist aan de hand van hoe je de interviewvragen beantwoordt. Als je niet over alle informatie beschikt die je nodig hebt, kun je vragen overslaan en je document opslaan voor later.

Je hebt altijd en overal toegang tot je Veiligheidsprotocol op elk apparaat. Als Premium lid van Rocket Lawyer kun je je protocol kopiëren of bewerken. Je kunt het document ook downloaden in pdf- of Word-formaat en het op elk gewenst moment afdrukken.

Je hoeft niet te weten hoe je zelf het Veiligheidsprotocol moet opstellen. Het kan echter handig zijn om alle benodigde informatie van tevoren te verzamelen.

Ga je het Veiligheidsprotocol opstellen, dan helpt het om van tevoren over bepaalde keuzes nagedacht te hebben en de volgende informatie bij de hand te hebben:

• heb je hulp nodig bij het implementeren van de overheidsmaatregelen?
• weet je aan welke instructies je je moet houden?
• weet je welke vragen je je klanten moet stellen als je een contactberoep uitvoert?
• weet je waar je personeel zich aan moet houden?
• weet je wat je moet regelen als je personeel thuis werkt?
• maak je je zorgen om je personeel?
• heeft je bedrijf financiële problemen?
• wil je ook je persoonlijke zaken goed op orde hebben?

Nadat je alle vragen van het bijbehorende interview hebt beantwoord, is je document klaar. Je hebt nu een duidelijk overzicht van de stappen die je moet nemen om je bedrijf optimaal voor te bereiden om straks veilig weer aan het werk te kunnen gaan.  

Maak meer zakelijke documenten
Krijg toegang tot verschillende juridische documenten die zijn opgesteld voor HR personeel en ondernemers, waaronder:

• een ondernemingsplan
• verschillende soorten algemene voorwaarden
• een afwijzing van de algemene voorwaarden die de andere partij hanteert
• het modelformulier voor herroeping door de consument
• een offerte
• een factuur
• een aanmaning (betalingsherinnering)
• een ingebrekestelling
• een koopovereenkomst
• een e-mail of website disclaimer
• een footer
• een intentieverklaring (letter of intent)
• een overeenkomst van opdracht
• een agentuurovereenkomst
• een managementovereenkomst
• verschillende soorten arbeidscontracten
• een stagecontract
• een vrijwilligerscontract
• een personeelshandboek
• verschillende soorten huurcontracten (bedrijfs- en woonruimte)
• een distributieovereenkomst
• een licentieovereenkomst
• een SaaS overeenkomst (Software as a Service)
• een privacyverklaring (privacybeleid)
• een verwerkersovereenkomst: verplicht wanneer je verwerking van persoonsgegevens aan een ander uitbesteedt
• een verwerkingsregister: verplicht als je niet incidenteel persoonsgegevens verwerkt
• een cookieverklaring: verplicht wanneer je een website hebt waarop je cookies gebruikt of door anderen laat gebruiken
• een protocol melding datalekken: verplicht bij verwerking persoonsgegevens als organisatorische maatregel ter bescherming van persoonsgegevens

Hieronder volgt een overzicht van veelgestelde vragen over (veilig) werken in coronatijd. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact met ons op: 070 378 9825.

Sinds 11 mei 2020 is het uitoefenen van de meeste contactberoepen weer mogelijk. Het gaat om onder andere rijinstructeurs, (para)medische beroepen, medewerkers in uiterlijke verzorging en alternatieve geneeswijzen. Uitgesloten zijn nog sekswerkers en medewerkers van wellnesscentra. Zij kunnen mogelijk vanaf 1 september 2020 weer aan het werk.

Daarnaast mag iedereen die verbonden is aan een school in het basisonderwijs, inclusief het speciaal (basis)onderwijs en de dag- en gastouderopvang ook weer aan het werk. Tot slot mag iedereen weer sporten en lesgeven, met inachtneming van anderhalve meter afstand. Dus sportinstructeurs, sportleraren en trainers mogen ook weer aan de slag. 

Op 1 juni kunnen naar verwachting medewerkers in de volgende sectoren weer aan de slag:

• bioscopen, restaurants, cafés en culturele instellingen zoals concertzalen en theaters
• musea 
• voortgezet onderwijs gaat (gedeeltelijk) open

Je bent als werkgever wettelijk verplicht je personeel te beschermen door voldoende maatregelen te nemen om je werknemers veilig en zonder gezondheidsrisico's te kunnen laten werken. Gezien de aard van het coronavirus, betekent dit dat je al het mogelijke binnen je bedrijf doet zodat je werknemers veilig kunnen werken en aan zo min mogelijk gezondheidsrisico's blootgesteld worden.

Concreet houdt bovenstaande het volgende in: 

• je zorgt dat er voldoende handzeep, desinfecterende gel (op basis van alcohol) en tissues op de werkplek zijn
• je laat regelmatig de werkomgeving grondig schoonmaken waarbij je extra let op onderdelen die vaak worden aangeraakt, zoals handgrepen, leuningen, lichtknoppen, liftknoppen, balies, gereedschap, toetsenborden, computermuizen, telefoons, kranen, zeephouders, gootstenen en toiletten
• je werknemers krijgen instructies over de hygiënische maatregelen die ze zelf kunnen nemen
• spreid waar mogelijk de werk- en pauzetijden
• laat werknemers zoveel mogelijk verspreid over het pand werken
• stimuleer het traplopen en stap met maximaal 2 mensen in de lift.
• je bezoekers zoals leveranciers en klanten hebben geen of zo min mogelijk toegang tot je werkomgevingen
• je maakt je beleid ten aanzien van de gevaren van Covid-19 kenbaar aan je bezoekers en personeel
• je spreekt je werknemers erop aan als ze zich niet aan je instructies houden
• je neemt indien nodig maatregelen als je instructies niet worden nageleefd
• je kunt al naar gelang de ernst van de overtreding het loon opschorten of een officiële waarschuwing geven
• je kunt contact opnemen met ons als je bij bovenstaande hulp of advies nodig hebt
• je zorg voor een goede ventilatie en je onderhoudt je klimaatbeheersingssysteem
• je wast servies en bestek met water en zeep, liefst op een hoge temperatuur in de vaatwasser

Blijven er nog werknemers van je thuiswerken, dan zorg je ervoor dat je met hen afspraken maakt over:

• arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard)
• omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
• de bereikbaarheid van de werknemer via telefoon, e-mail of chat
• een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de apparatuur van je medewerker|
• het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
• eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
• eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
• gevolgen voor de medewerker van overtreding van het thuiswerkprotocol

Door deze afspraken in een thuiswerkproctocol op te nemen, zorg je ervoor dat je thuiswerkend personeel weet aan welke regels ze zich moeten houden en wat je van hen verwacht als ze vanuit huis werkzaamheden uitvoeren. 

Je arbodienst of bedrijfsarts kan je adviseren over maatregelen om gezondheidsschade, en daarmee gepaard gaande complicaties, te beperken en de werkzaamheden binnen je onderneming zoveel mogelijk voort te zetten. Zo kan de bedrijfsarts of arbodienst je helpen met:  

• het inzichtelijk maken van de gezondheidsrisico’s en maatregelen ten aanzien van individuele werknemers, onder andere ter bescherming van kwetsbare werknemers
• advies over maatregelen bij (verdenking van) besmetting met het coronavirus bij een werknemer
• advies over omgaan met de mentale belasting van je personeel, zoals eenzaamheid, trauma- en rouwverwerking en spanningen op de werkvloer
• advies over leidinggeven aan thuiswerkenden
• werkplekonderzoek op afstand: online (thuis)werkplek-check

Als werkgever kun je normaal gesproken ook een beroep doen op je arbodienst om je te adviseren over en te helpen bij het implementeren van de verschillende maatregelen.

Is er binnen je organisatie een overgangsperiode omdat niet al je personeel weer naar het werk komt maar sommige werknemers nog blijven thuiswerken, dan helpt het je om uniforme regels te hebben die gelden voor alle medewerkers die nog thuiswerken.

Zeker als je verwacht dat meer werknemers vaker willen thuiswerken in de toekomst, dan is het noodzakelijk dat iedere vanuit huis werkende medewerker weet wat er van hem wordt verwacht. Dit regel je met een thuiswerkproctocol. 

Heb je personeel dat structureel thuis werkt, dus niet alleen tijdelijk zoals nu met het coronavirus, dan doe je er goed aan met elke werknemer een aparte thuiswerkovereenkomst te sluiten. Hierin staan de concrete afspraken die je met je werknemer hebt gemaakt. Een thuiswerkovereenkomst is verplicht als je je medewerker een belastingvrije vergoeding (max. € 1.815 inclusief btw) wilt geven om zijn thuiswerkplek in te richten.  

Als een werknemer besmet is geraakt met Covid-19 maar niet ziek is, hoeft je die niet ziek te melden bij de arbodienst. Uiteraard laat je hem niet toe op werk in verband met gevaar voor besmetting van collega's. De werknemer kan in dat geval zijn werkzaamheden thuis uitvoeren. 

Ben je werkgever in de zorg (buiten het ziekenhuis maar wel met patiëntencontact) of in het basisonderwijs, speciaal onderwijs of de kinderopvang en heeft je medewerker mogelijk COVID-19? Je kunt dan terecht bij je arbodienst voor de Covid-19 test. Afhankelijk van het beleid van je lokale GGD komen ook andere groepen in aanmerking voor een test. 

Momenteel (mei 2020) geldt het advies om nog steeds zoveel mogelijk werknemers vanuit huis te laten werken. Als thuiswerken niet mogelijk is, dan spreid je de werktijden van je personeel zodat er niet teveel werknemers tegelijkertijd aanwezig zijn. .

Het uitoefenen van de meeste contactberoepen is weer mogelijk. Wel gelden de volgende regels: 

• was je handen regelmatig met water en zeep, zit met je handen niet aan je gezicht, schud geen handen en hoest of nies in je elleboog
• voor het aangaan van de dienstverlening controleer je altijd of je zelf gezond bent en of de klant geen klachten heeft die passend zijn bij het coronavirus
• voordat een afspraak met een klant plaatsvindt, stel je hem een aantal vragen en als een van deze vragen met ja wordt beantwoord, dan geef je aan dat je geen afspraak kunt maken
• als je zelf gezondheidsklachten hebt zoals neusverkoudheid, hoesten, koorts en/of benauwdheid, dan blijf je thuis om uit te zieken
• als je gedurende de werkdag klachten ontwikkelt, stop je met werken en ga je direct naar huis
• als je zelf tot een van de risicogroepen behoort, maak dan zelf de afweging (eventueel in overleg met je arboarts) of het medisch verantwoord is dat je gaat werken

Voordat je een afspraak met een klant door laat gaan, stel je hem de volgende vraggen. Beantwoordt je klant een van de vragen positief, dan annuleer je de afspraak. Stel de volgende vragen:

1. heb je de afgelopen 24 uur of nu een of meerdere van de volgende (milde) klachten: neusverkoudheid, hoesten, benauwdheid of koorts (vanaf 38 graden)?
2. heb je nu een huisgenoot/gezinslid met koorts of benauwdheidsklachten?
3. heb je het coronavirus gehad (vastgesteld met een laboratoriumtest) en is dit in de afgelopen 7 dagen vastgesteld?
4. heb je een huisgenoot/gezinslid met het coronavirus (vastgesteld met een laboratoriumtest) en heb je korter dan 14 dagen geleden contact gehad met hem terwijl hij nog klachten had?
5. ben je in quarantaine omdat je direct contact hebt gehad met iemand bij wie het coronavirus is vastgesteld?

Contactberoepen zijn beroepen waar er vaak en direct contact met klanten, cliënten of patiënten is binnen een afstand van 1,5 meter. De volgende beroepen zijn contactberoepen:

• psycholoog, verzekerings-, bedrijfs-, en keuringsarts en paramedische beroepen (fysiotherapie, oefentherapie, ergotherapie, logopedie/foniatrie, diëtetiek, huidtherapie, optometrie, orthoptie, podotherapie)
• chiropractor, acupuncturist, haptotherapeut, osteopaat, reiki-therapeut, tai-chi-therapeut, masseur en voetzoolreflextherapeut
• manicure, kapper, pedicure, visagist, nagelstylist, schoonheidsspecialist en tatoeëerder
• dienstverleners zoals rijinstructeurs
• medewerkers van wellnesscentra en sekswerkers 

Als zich een onvoorziene calamiteit zoals Covid-19 voordoet die je dagelijkse operatie stillegt, dan is het van levensbelang om zo snel mogelijk te herstellen en je bedrijfsvoering te kunnen continueren. Of het nu gaat om datalekken, natuurrampen of andere calamiteiten: er moet een plan klaarliggen voor het geval er iets gebeurt. Heb je geen berijfscontinuïteitsplan paraat, dan riskeer je hoge financiële kosten en eventueel reputatieschade. Er zijn online verschillende organisaties die je met het opstellen ervan kunnen helpen.