Préparer un contrôle URSSAF

Généralement, l’avis de passage envoyé par l’URSSAF contient une liste de documents à mettre à la disposition du contrôleur. L’URSSAF peut aussi exiger que vous présentiez ces documents dans un certain format, dans un certain ordre. Suivez scrupuleusement ces indications.

Sachez aussi que la liste des documents demandés dans l’avis n’est pas exhaustive : le contrôleur peut exiger à tout moment la communication de tout document qu’il juge utile à son contrôle.

Qu’ils soient exigés ou non dans l’avis, le contrôleur vous demande généralement de présenter :

• vos déclarations sociales (ex. : bordereaux récapitulatifs de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, avis de versement) : en principe avec la déclaration sociale nominative (DSN), l’URSSAF dispose de toutes ces données, mais le contrôleur peut vous demander de les lui fournir quand même ;
• des pièces comptables : bilans, grands livres comptables, factures justifiant les écritures comptables (ex. : factures de sous-traitance) ;
• des documents sociaux : bulletins de salaire, dossiers du personnel, contrats de travail (CDI et CDD avec, le cas échéant, leurs avenants), convention collective de branche, accords collectifs d’entreprise, contrat mutuelle, contrat de prévoyance, contrat de retraite supplémentaire, accord d’intéressement, accord de participation, règlement PEE et/ou PERCO ;
• des documents fiscaux : liasse fiscale, avis d’imposition ;
• certains actes juridiques : statuts de votre société, extrait K-bis, procès-verbaux d’assemblées, jugements de Conseil de prud’hommes, transactions ;
• les justificatifs de frais : notes de restaurant, notes de déplacement, cartes grises des véhicules ;
• si vous avez un comité d’entreprise, le bordereau nominatif des avantages accordés à vos salariés par le comité.

Même si tous ces documents ne sont pas listés dans l’avis de passage de l’URSSAF, préparez-les afin de pouvoir les fournir rapidement lorsqu’il les demandera.

Si votre système de paie et de comptabilité est informatisé (le traitement de la paie et de la comptabilité sont généralement automatisés, notamment compte tenu de la DSN), le contrôleur URSSAF va très probablement effectuer ses vérifications en ayant recours à votre équipement informatique. Si vous n’y voyez aucun inconvénient, facilitez-lui la vie. Ouvrez-lui des accès et mettez à sa disposition des salariés habilités à réaliser les opérations sur vos logiciels de comptabilité et de paie (gestionnaire de paie, comptable).

Vous pouvez refuser cet accès, mais alors vous devez le faire par écrit dans les 15 jours suivant sa demande et lui proposer une solution dématérialisée alternative comme, par exemple, la mise à disposition d’une clé USB contenant les documents et pièces demandés. Si vous ne formalisez pas votre refus par écrit dans les délais, vous devrez lui donner accès à votre matériel.

Remarque : il n’est pas recommandé de refuser cet accès, votre refus paraissant généralement suspect aux yeux de l’URSSAF.

Le jour du contrôle, vous êtes tenu de recevoir l’agent de contrôle de l'URSSAF. Si votre présence n’est pas exigée tout au long du contrôle, mieux vaut que vous soyez présent lors de sa première visite. L'agent de contrôle a besoin d’avoir un interlocuteur qui puisse lui présenter l’organisation et les particularités de l’entreprise. En tant que chef d’entreprise, vous êtes certainement le mieux placé pour faire cette présentation. Si vous ne pouvez pas être là, vous pouvez :

• déléguer cette tâche à la personne faisant office de responsable des ressources humaines ou à celle qui a la responsabilité du service comptable ;
• demander le report de la première visite, mais vous devrez alors justifier d’un motif légitime (ex : un rendez-vous professionnel qui ne peut être reporté, l’absence du salarié en charge de la paie, la fermeture de votre entreprise).

Informez votre expert-comptable de votre prochain contrôle. Il est familier de ce type de contrôle, connaît les documents à présenter et en établit lui-même un certain nombre. Si vous êtes inquiet, il pourra vous rassurer, en tout cas sur la partie comptabilité. Vous pouvez même lui demander de vous assister lors du contrôle. Il pourra vous épauler et, le cas échéant, fournir des explications au contrôleur sur les documents comptables. Le contrôle des différents documents comptables pourra même se faire dans ses locaux.

Parfois votre expert-comptable sera moins à l’aise sur les aspects sociaux (droit du travail, exonérations de cotisations sociales). Bon nombre de cabinets d’expertise-comptable emploient toutefois des juristes en droit social qui pourront vous aider. Sinon, posez une question juridique.