Mener efficacement un entretien d’embauche

Avant toute chose, il faut préparer un entretien d’embauche.

Pour cela, reprenez attentivement le CV et la lettre de motivation du candidat. Notez toutes les questions qui vous viennent à l’esprit. Attention, toutes les questions ne sont pas bonnes à poser ! Ne posez jamais de questions sur sa vie personnelle (ex. : profession du conjoint, antécédents judiciaires), sa situation familiale, sa sexualité ou son état de santé.

Ne l’interrogez pas non plus sur ses activités syndicales, ses opinions politiques, son origine ou ses croyances religieuses. Les questions doivent toujours être en lien direct avec le poste à pourvoir.

Préparez ensuite la trame de l’entretien, sous forme de tableau synthétique par exemple. Cette trame offre une vision synthétique des thématiques à aborder (introduction, parcours et professionnel du candidat, aptitudes professionnelles du candidat, présentation du poste, conclusion de l’entretien). Dans chaque thématique, identifiez les questions à poser ou les informations à donner au candidat et lister les points à observer.

Bien préparé, ce tableau synthétique vous évite de prendre des notes durant l’entretien et ainsi d’être plus disponible, plus à l’écoute du candidat.

Attention ! Ne vous servez jamais d’une trame générale, elle doit être adaptée au poste à pourvoir.

Avant (ou après l’entretien), vous pouvez prendre différents renseignements sur le candidat.

Pour vous assurer de la réalité de ses diplômes, vous pouvez demander au candidat de les présenter lors de l’entretien ou vous renseigner directement auprès de l’école (sous réserve d’en informer préalablement le candidat).

Pour valider son expérience professionnelle, vous pouvez prendre des références auprès d’anciens employeurs ou d’anciens collègues de travail, toujours sous réserve d’en informer préalablement le candidat. Relativisez tout de même les opinions négatives qui vous seront données : personne n’est à l’abri d’une expérience professionnelle malheureuse.

Certaines personnes préfèrent mener seules un entretien d’embauche. Cela permet généralement de mettre le candidat plus rapidement à l’aise et de mener assez librement l’entretien. L’inconvénient si vous n’êtes pas le décisionnaire final, c’est qu’il va falloir organiser un ou plusieurs autres entretiens avec le ou les autres intervenants dans le processus de recrutement.

D’autres préfèrent mener l’entretien d’embauche à deux ou à plusieurs (ex. : le chef d’entreprise et le supérieur hiérarchique, le président d’association et la personne qui formera le salarié). L’avantage de ce type d’entretiens ? Éviter l’organisation d’autres entretiens et débriefer dès la fin de l’entretien.

L’entretien téléphonique est à proscrire. Il peut éventuellement vous aider à présélectionner des candidats, mais ne vous permettra pas de vous faire une idée précise de son profil. Du reste, parfois, l’attitude en dit plus long sur le candidat qu’un beau discours ! Mieux vaut le rencontrer physiquement.

L’idéal est de faire passer l’entretien d’embauche dans un endroit clos, un bureau ou une salle de réunion par exemple. Assurez-vous de ne pas être dérangé pendant l’entretien : décrochez votre téléphone, coupez votre portable, demandez à votre personnel de ne pas vous déranger.

Accueillez le candidat avec le sourire et offrez-lui un café ou une autre boisson.

Pour pouvoir jauger un salarié, celui-ci doit rester lui-même, aborder l’entretien de manière assez détendue. Un accueil chaleureux et un café permettent parfois de le déstresser un peu.

Même si le candidat sait déjà avec qui il va passer son entretien, présentez-vous et précisez vos fonctions au sein de l’entreprise ou l’association ainsi que la manière dont va se dérouler l’entretien. Ensuite, décrivez brièvement l’entreprise ou l’association (vous pouvez également faire cette présentation à la fin de l’entretien). N’y accordez pas plus de 10 minutes. En préalable, vous pouvez aussi lui demander ce qu’il sait de l’entreprise.

Terminez par une présentation du déroulement du recrutement, notamment si un test professionnel ou d’autres entretiens sont prévus.

Reprenez le CV avec le candidat et demandez-lui d’expliciter son parcours scolaire et professionnel. Le plus simple est de questionner le candidat sur chacune de ses expériences professionnelles dans l’ordre chronologique. Mais si vous voulez, vous assurez de la fiabilité des informations données dans le CV, vous pouvez aussi lui demander de présenter ses expériences dans l’ordre inverse : il sera plus difficile pour lui de masquer des “trous” ou accidents de parcours.

N’hésitez pas à le questionner précisément sur les tâches et responsabilités qu’il a dû assumer, sur les compétences qu’il a acquises, sur ses réussites et sur ses échecs professionnels.

Il sera plus difficile d’évaluer sa motivation. Ne vous contentez pas de réponses basiques (ex. : je rêve de ce poste, j’aime ce travail) mais poussez le salarié à présenter réellement les raisons qui l’ont amené à postuler.  Pour cela, posez des questions simples, privilégiez des questions ouvertes du type :

• qu’allez-vous nous apporter et qu’allons-nous vous apporter ?
• pourquoi devrions-nous vous choisir vous plutôt qu’un autre ?
• à quel poste vous voyez-vous dans 5 ans ? Dans 10 ans ?
• avez-vous eu des échecs professionnels ? Comment avez-vous réagi ?
• racontez-moi votre plus belle réussite ?
• n’êtes-vous pas trop jeune pour occuper ce poste ?
• que pensez-vous de votre dernière entreprise ?

Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses. Elles vous permettront toutes de vérifier si le poste que vous proposez sera capable de satisfaire le candidat.

Évaluer la personnalité du candidat est encore plus délicat. Vous pouvez toujours le questionner classiquement sur ses qualités et ses défauts mais sachez que ses réponses seront probablement préparées. En focalisant votre attention sur sa gestuelle, la façon dont il s’exprime, la façon dont il présente son parcours, vous en apprendrez certainement davantage sur lui (capacité d’analyse, esprit synthétique, énergie, empathie, qualité d’écoute, assurance).

Exemple : faites attention à son maintien (droit sur la chaise ou avachi), à ses mimiques (cela indique un haut niveau de stress), à la position de ses jambes (vers vous ou vers la porte), à son regard (franc ou fuyant), de ses bras (croisés ou non) ou de ses mains.

Présentez le poste au candidat, en vous aidant au besoin de la fiche de poste préalablement établie avant la rédaction de l’annonce.

En présentant le poste en fin d’entretien, vous êtes assuré que les réponses du candidat n’ont pas été influencées par des informations préalablement données sur le poste.

Vous pouvez également l’interroger sur ses prétentions financières.

En fin d’entretien, demandez au salarié s’il a des questions à vous poser. Assurez-vous également qu’il a bien compris les fonctions qu’il serait amené à remplir si sa candidature est retenue.

Indiquez-lui quand et comment une réponse lui sera donnée.

Remerciez-le d’être venu et raccompagnez-le.

Si le candidat vous a fait bonne impression, confirmez ce sentiment en le testant (on appelle cela une mise à l’essai). Mettre à l’essai un candidat est un excellent moyen de vérifier qu’il dispose des compétences nécessaires pour occuper le poste à pourvoir.

De courte durée (généralement quelques heures suffisent), cette mise à l’essai doit porter sur une ou deux tâches en lien avec le poste à pourvoir, pas plus. Si plusieurs candidats sont mis à l’essai, celui-ci doit porter sur la ou les mêmes tâches, pour permettre une comparaison objective des candidats. En principe, ce test n’est pas rémunéré.

Vous êtes libre d’organiser ce test comme vous le souhaitez : le candidat peut le passer en entreprise (ou l’association) ou chez lui. Mais prévenez-le avant. Si vous avez l’intention de lui faire passer le test immédiatement après l’entretien, dites-le lui au moment où vous le convoquez à l’entretien.