Documents pour organiser les élections des représentants du personnel au CSE

Tout savoir sur les documents que vous devez produire pour l'organisation et la mise en place du CSE

Votre entreprise compte 11 salariés et plus ? Vous n'aviez pas d'instance représentative du personnel jusqu'à ce jour, et il vous incombe dorénavant d'organiser les élections pour la mise en place du comité social et économique (CSE). Pour le bon déroulement de cette élection, vous avez à prévoir un certain nombre de documents, qui vous sont présentés dans les lignes qui suivent.

 

Vous êtes tenu d’organiser des élections pour la mise en place d’un CSE, dès lors que le nombre de salariés de votre entreprise atteint le seuil de 11. Comment est calculé ce seuil de 11 salariés et combien de salariés devront être élus ?

  • Le seuil de 11 salariés doit avoir été atteint pendant les 12 derniers mois consécutifs précédant le 1er tour des élections. 
  • Modalités de calcul :
    • comptabilisation des salariés en CDI à temps plein : un salarié en CDI à temps plein compte pour 1. Même règle pour un salarié à domicile, qui comptent pour 1 ;
    • comptabilisation des salariés à temps partiel : un salarié à temps partiel compte au prorata de son temps de présence. Exemple : un salarié dont le temps de travail est de 17h50 par semaine, soit 50 % d’un temps plein, compte pour 0,5 ; 
    • comptabilisation des salariés mis à disposition dans votre entreprise : les salariés en CDD, ou sous contrat de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de votre entreprise par une entreprise extérieure depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de votre entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents. Attention, ne sont pas comptabilisés dans l'effectif les salariés en CDD et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, lorsqu'ils remplacent un salarié absent, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.
  • Nombre de salariés à élire : 
    • De 11 à 24 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant 
    • De 25 à 49 salariés : 2 titulaires et 2 suppléants
    • De 50 à 74 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants
    • De 75 à 99 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants
    • Et ainsi de suite, par tranche de 25, de 50, de 100, ou de 250 salariés, selon l’importance de l’effectif de l’entreprise.

L’employeur doit informer les salariés de l’organisation des élections prochaines. Il peut le faire par courrier individuel, par affichage, ou par le moyen qui lui semblera le plus approprié, dès lors qu'il est en mesure de prouver que l'information a bien été donnée aux salariés, à une date précise.

Le document diffusé aux salariés doit préciser la date prévue pour le premier tour. Celui-ci doit se tenir, au plus tard, le 90 ème jour suivant la diffusion du document annonçant aux salariés l’organisation des élections.

L’employeur est tenu d’informer les organisations syndicales par voie d’affichage. Cette information constitue une invitation à négocier le protocole préélectoral et à créer les listes des candidats aux élections.

Si des organisations syndicales répondent à l’invitation de l’employeur pour la négociation du protocole préélectoral, les points suivants devront faire l'objet de cette négociation : 

  • le nombre et la composition des collèges électoraux, avec une représentation respectant la parité hommes/femmes ;
  • la répartition du personnel dans ces collèges ;
  • la répartition des sièges à pourvoir entre ces collèges ;
  • les modalités pratiques des élections : date et heure de l'élection, date limite du dépôt des candidatures, etc.

En cas d'absence d'organisation syndicale pour négocier le protocole d'accord préélectoral, l'employeur décidera de la répartition des sièges et des électeurs entre les deux collèges (employés et cadres).

Avant l’organisation du vote, l’employeur doit établir les listes électorales. Elles doivent mentionner les éléments suivants :

  • noms et prénoms des salariés ;
  • ancienneté dans l’entreprise ;
  • information relative à leur statut d’électeur ;
  • information relative à leur éligibilité.

L'employeur doit organiser le vote et en premier lieu, il doit créer un bureau de vote. Ce bureau de vote sera chargé de veiller à la bonne tenue du scrutin. Un bureau de vote est constitué pour chaque collège électoral (employés et cadres).

Des listes de candidats séparés doivent être établies pour les titulaires et les suppléants. Il doit y avoir autant de listes qu’il y a de collèges.

Le scrutin doit obligatoirement comporter deux tours.

Le 1er tour

Le premier tour du scrutin est réservé aux listes établies par les organisations syndicales, qu'elles se soient manifestées ou non.
À l’issue du premier tour, le bureau de vote peut constater l’une des trois situations suivantes :

  • l’absence de liste, si aucune organisation syndicale n'a présenté de liste de candidat(s). L'employeur doit dans ce cas prendre acte de la carence de candidature dans un procès-verbal. Un second tour devra obligatoirement être organisé dans les quinze jours qui suivent ;
  • le quorum n’est pas atteint, c'est-à-dire que le nombre de suffrages valablement exprimés (on ne tient pas compte des bulletins blancs et nuls) est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits. Il s’apprécie par collège et par élection : titulaires, suppléants. Dans ce cas, un second tour doit être organisé pour chacun des collèges ou des scrutins pour lequel le quorum n’a pas été atteint ;
  • le quorum a été atteint, c'est-à-dire que le nombre de suffrages valablement exprimés (on ne tient pas compte des bulletins blancs et nuls) est au moins égal à la moitié du nombre des électeurs inscrits. Dans ce cas, le bureau de vote procède au dépouillement et à l’attribution des sièges. 

Le 2nd tour

Il ne peut donc y avoir un second tour que si les organisations syndicales n'ont pas présenté de liste au premier tour, ou bien si le quorum n'a pas été atteint.

Le second tour permet d'accueillir des candidatures libres, c'est-à-dire non présentées par un syndicat. 

En cas d'absence de candidatures, que ce soit au premier ou au second tour, l'employeur doit établir un procès-verbal de carence. Ce document est très important pour montrer à un agent de l'inspection du travail, le cas échéant, que l'employeur a bien respecté ses obligations en matière d'organisation des élections des représentants du personnel, et que s'il n'y a pas d'instance, c'est parce qu'aucun salarié ne s'est porté candidat.

 

Après le dépouillement des votes, le président du bureau de vote annonce les résultats, et établit le procès-verbal, qui doit être signé par lui-même et tous les membres du bureau de vote. Un exemplaire du procès-verbal doit être remis à chaque liste de candidats.

L'employeur est tenu de transmettre le procès-verbal de proclamation des résultats :

  • à l'inspection du travail dont il dépend (en deux exemplaires) ;
  • au centre des traitements des élections professionnelles, le CTEP (en un seul exemplaire), à l'adresse suivante : CTEP TSA 79104 76934 ROUEN CEDEX 9.